Başarılı Bir Zoom Toplantısı Nasıl Yapılır?

Başarılı Bir Zoom Toplantısı Nasıl Yapılır?

Pandemi, iş yapış şekillerimizi değiştirdi. Salgın nedeniyle evden çalışma yaygınlaştı, dijital dönüşüm hız kazandı. Artık yüz yüze geldiğimiz toplantılar yerini video konferanslara, Zoom toplantılarına bıraktı.

Toplumsal yaşamda uygulamamız gereken görgü kuralları da değişime uyum sağlayarak dijital görgü kuralları haline geldi. Biz de Zoom’da daha başarılı toplantılar gerçekleştirmeniz için bazı ipuçlarını sizin için listeledik.

Online Toplantıda Dikkat Etmeniz Gerekenler Nelerdir?

1)Hesabınızı koruyun.

Zoom hesabı temelde diğer sosyal medya hesapları ile aynı mantığa sahiptir. Hesabınızı ve toplantılarınızı sağlam bir şifre ile güvence altına alın. Ayrıca iş için kullandığınız Zoom hesabını açarken iş mailinizle kayıt olun.

Etkili Bir Zoom Toplantısı

2)Kullanılan programı iyi öğrenin.

Eğer her zaman kullandığınız programdan başka bir program kullanacaksanız (Zoom, Teams veya Google Hangout vs.) mutlaka toplantı öncesi inceleyin. Programın tüm temel özelliklerine hakim olun. Toplantı esnasında karşı tarafı rahatsız etmeden mikrofon-kamera kontrollerinizi sağlayın.

3)Uygulamayı en güncel versiyonda kullanın.

Toplantı esnasında aksilikler yaşamamak için kullanılan uygulamanın son sürüm olmasına dikkat edin.

4)Link ile toplantı oluşturun.

Personal Meeting ID insanların sürekli sizi bulabileceği bir kanaldır. Tek seferlik görüşmeleriniz için Use Personal Meeting ID seçeneğini kullanmayın! Onun yerine kişileri link ile davet edin.

5)Zoom’un Waiting Room özelliğindan faydalanın.

Son güncelleme ile otomatik hale gelen bu özellik sayesinde sanal bir bekleme odası oluşturun ve toplantıya katılan kişilerin gerçekten doğru kişiler olduğundan emin olun.

6)Toplantıya hazırlık yapın.

Bağlantı yapmadan önce internet ağınızı, mikrofonunuzu ve kameranızı test edin. Eğer mevcut durum uygun değilse alternatif üretmeye çalışın. Mobil cihazını veya internetinizi kullanın. Odanızın aydınlatmasının iyi yapıldığına emin olun.

7)Bakımlı görünün.

Evden çalıştığımız bu süreç boyunca pijamalarımızla çalışıyor olsak bile Zoom toplantıları öncesi hazırlık yapmayı unutmayın. Yataktan yeni kalkmış gibi duran bir saç stili sizin hakkınızda olumsuz düşüncelere sebep olur. Bu aşamada yüzünü daha dinç gösterecek bir filtreden destek alın. — Ayarlar’a gidin ve video sekmesinin altında görünümüme rötuş yap’ın yanındaki kutuyu işaretleyerek kullanmaya başlayın.

8)Kameranızı açık tutun.

İletişimin %60’ını beden dili oluşturur. İlk girerken kameranız kapalı bile olsa toplantı esnasında kameranızı açık tutarak yüz yüze iletişimi kolaylaştırın. Arka planınızın temiz ve düzenli olduğundan emin olun. Ve konuşma esnasında doğrudan kameraya bakarak göz teması kurmaya çalışın.

9)Görsel efektler kullanmayın.

Zoom’da kullanılan birçok filtre eğlencelidir. Ancak resmi toplantılar için kesinlikle uygun değildir. Dikkat dağıtıcı arka planlar ve filtreler kullanmaktan kaçının. Eğer bulunduğunuz ortam uygun değilse şık ve firmanızı yansıtan sabit bir arka plan kullanın.

10)Sabit durun.

Bağlantı yaptığınız cihaz mobil bir cihaz ise yürüyerek konuşmak yerine sabit şekilde durmayı tercih edin. Kameraya doğru ileri geri sallanmak izleyicileri son derece rahatsız eder.

11)Karşı tarafa odaklanın.

Görüşme esnasında kendinize bakmak yerine doğrudan kameraya doğru konuşun. Sürekli kameraya bakmak zor olsa da bu konuda pratik yapın. Karşı taraf konuşurken bakışlarınızı sürekli oynatmanız dinlemediğiniz gibi bir algı yaratır.

Zoom’da İşinize Yarayacak İpuçları

12)Konuşmadığınız süre boyunca mikrofonu kapalı tutun.

Eğer konuşan siz değilseniz mikrofonunuzu kapatmak diğer katılımcıların dikkati açısından önemlidir. Çevrenizde oluşan ses ve gürültü toplantınızı olumsuz etkiler.

13)Toplantı esnasında başka işlerle ilgilenmeyin.

Görüşme sırasında bir şeyler yemek, sakız çiğnemek veya sigara içmek resmi ilişkilere zarar verir. Eğer samimi bir ortam değilse tüm bu işlemleri toplantı sonrası gerçekleştirin.

14)Ekran paylaşım özelliğine dikkat edin.

Toplantının başında ‘’Screen Share’’ özelliğini kapalı tutun. Toplantı esnasında ihtiyaca göre kişilere izin verin. Eğer ekranınızı paylaşmanız gerekirse açık olan sekmelere dikkat edin. İnsanların ne görüp ne duyacağını düşünün ve ona göre hazırlanın.

15)Nazik davranın.

Konuşmaları bölmeden dinlemeye çalışın. Toplantı devam ederken çıkmanız gerekiyorsa mutlaka, yöneticiye haber verin.

16)Galeri görünümünü açın.

Galeri görünümü, yalnızca konuşan kişi yerine toplantıdaki herkesi aynı anda görmenizi sağlar. Bunu açmak için sağ üst köşedeki “Galeri görünümü” yazan sekmeyi tıklayın. Toplantıda 49 veya daha az katılımcı varsa tüm kişilerin tek bir sayfada görüntülenmesini sağlayın. Bu şekilde toplantıya katılan tüm kişilere hakim olun.

17)Anlayışlı olun.

Yaşanan süreç herkes için oldukça zor. Bu nedenle evde kaldığımız süre zarfında bizim kontrolümüz dışında durumlar gelişebilir. Bu tarz bir durum yaşandığı zaman acil aksiyon alın ve mutlaka karşı taraftan özür dileyin.

18)Toplantı kaydı için izin isteyin.

Eğer toplantıyı daha sonra kullanmanız gerekiyorsa mutlaka kaydı açmadan önce izin isteyin.

19)Bilgisayarınızı en parlak ayar ile kullanmayın.

Özellikle gözlük kullanıyorsanız bu maddeye daha çok dikkat edin. Parlak monitör gözlüklere yansır ve dikkat dağıtır.

20)”Hoşçakal” demeyi unutmayın.

Görüntülü görüşmeden ayrılırken ‘hoşçakal’ dediğinizden emin olun. Bu önemsiz bir detay gibi görünür. Ancak iyi bir toplantı iyi bir bitişle gerçekleşir.

Ekmob SFA’i Zoom, 11Sight, AloTech ve Microsoft Teams ile entegre edebileceğinizi ve müşterilerinizle yaptığınız tüm görüşmeleri otomatik olarak CRM verisi haline getirebileceğinizi biliyor muydunuz? Entegrasyon süreçleri hakkında detaylı bilgi almak için tıklayınız.